Một trong những mối quan tâm hàng đầu của các chủ shop khi tham gia Zalo Shop là quy trình quản lý đơn hàng. Với những nhà bán lẻ, công việc kinh doanh có thuận lợi hay không tùy thuộc rất nhiều vào sự chính xác và tốc độ khi xử lý đơn hàng. Bài viết này chúng tôi mong muốn mang đến cho bạn kiến thức cơ bản và các bước quản lý đơn hàng nhanh chóng trên Zalo Shop.

Đầu tiên, chúng ta cần nhắc lại kiến thức “Quản lý đơn hàng là gì?”

Quản lý đơn hàng là quá trình tiếp nhận và xử lý thông tin đặt hàng, đồng thời, đây cũng là quá trình duyệt thông tin về ngày giao hàng, sản phẩm thay thế, trạng thái xử lý đơn hàng và những đơn hàng thực hiện trước đó của khách hàng.

Đối với một nhân viên quản lý đơn hàng của doanh nghiệp hoạt động trên Zalo, nhiệm vụ chính sẽ bao gồm các bước như sau:

Bước 1: Tiếp nhận và xử lý thông tin đơn hàng

Trong giai đoạn này, mục tiêu cuối cùng của nhân viên tiếp nhận đơn hàng là phải có được một số thông tin cơ bản sau:

  • Tên người mua hàng
  • Sản phẩm đặt hàng
  • Địa chỉ nhận hàng
  • Số tiền cần thanh toán
  • Xác nhận thời gian giao hàng
  • Những yêu cầu khác (nếu có)

Zalo Shop hỗ trợ chủ shop lưu trữ những thông tin này dễ dàng trong “Tính năng đơn hàng” trong cửa hàng trên OA. Hơn nữa, quản trị viên có thể tìm kiếm thông tin đơn hàng theo mã đơn hàng, tên sản phẩm, tên khách hàng và số điện thoại, thời gian. Ngoài ra, chủ shop có thể tìm kiếm các đơn hàng theo trạng thái đơn hàng (đơn hàng mới/đang xử lý/đã xác nhận/đang giao hàng/thành công/hủy).

Bước 2: Đóng gói hàng hóa dựa trên thông tin đơn hàng

Đóng gói sản phẩm cẩn thận bày tỏ thay bạn sự tôn trọng và tri ân dành cho khách hàng. Đóng gói như thế nào là phù hợp phụ thuộc rất nhiều vào tính chất sản phẩm mà bạn đang kinh doanh. Nếu sản phẩm là hàng dễ vỡ thì chủ shop cần sử dụng hộp carton có chèn giấy lót hay xốp hạt. Những sản phẩm này nếu bị trả về do hư hỏng sẽ rất đáng tiếc vì cửa hàng sẽ mất sản phẩm đồng thời có thể là mất khách hàng.

Bước 3: Tiến hành giao hàng cho khách hàng

Ở bước này, Zalo có hỗ trợ cho chủ cửa hàng thiết lập tối đa 5 phương thức vận chuyển, thêm vào đó là thời gian giao hàng và chi phí chí vận chuyển. Ngoài ra, Zalo còn hỗ trợ shop liên kết với các đối tác vận chuyển uy tín như Viettel Post, EMS Việt Nam, Giao Hàng Nhanh, Boxme…

Bước 4: Theo dõi trạng thái của đơn hàng và báo cáo với chủ cửa hàng nếu tiến độ đơn hàng gặp vấn đề​

Khi có quá nhiều đơn hàng phát sinh mỗi ngày hoặc đơn hàng có thời gian hoàn tất kéo dài, việc theo dõi trạng thái xử lý từng đơn hàng là vô cùng quan trọng. Điều đó giúp chủ shop phân loại được trạng thái đơn hàng, phía kho hàng nắm được các đơn đã hoàn thành, các đơn hàng thực hiện, nhằm rút ngắn quy trình bán hàng, tránh tình trạng bỏ sót đơn hàng.

Ngoài ra, nhân viên quản lý đơn hàng cần phải tiến hành sàng lọc các đơn theo những đầu mục như đơn chuyển phát nhanh, đơn đã thanh toán hay lọc theo mức độ ưu tiên của đơn hàng. Điều này sẽ giúp đáp ứng được nhu cầu của nhiều khách hàng cùng một lúc và tránh việc bỏ sót đơn hàng.

Chúng tôi hi vọng bài viết giúp được bạn làm rõ các bước xử lý đơn hàng và hiểu được lý do tại sao Zalo giúp bạn quản lý đơn hàng nhanh chóng và chính xác hơn.

Nếu có bất kì thắc mắc nào, bạn có thể liên hệ với đội ngũ Zalo Business qua địa chỉ:

Website: http://business.zalo.me/

Email: business@zalo.me

Zalo Chat: Trên di động